Пример заполнения унифицированной формы т 6. Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск
Каждый трудящийся, проработав полгода на предприятии, может претендовать на отпуск. Это действие оформляется приказом Т-6 или Т-6а. Отпуск - это социальная гарантия государства. Все связанные с ним вопросы регламентируют статьи 114-128 ТК РФ.
При уходе в отпуск за тружеником сохраняется его рабочее место и средняя зарплата, которая ему выплачивается накануне отдыха в виде рассчитанной суммы.
Общая информация
Для оформления гарантированного отдыха работнику в делопроизводстве используют унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом в постановлении № 1 от 05.01.04.
Распоряжение на предоставление отдыха - это обязательная бумага. Ответственные сотрудники используют его данные для расчета суммы отпускных, внесения информации в и лицевой счет.
Документ должен составляться не позже чем за 2 недели до ухода труженика в отпуск. Этот срок законодательно закреплен. Он необходим для напоминания работнику о предстоящем событии, чтобы он не забыл о нем и заранее подготовился.
Форма приказа о предоставлении отпуска утверждена законодательством. Работодатель вправе изменить структуру документа, при этом основные реквизиты должны быть сохранены. Корректировки следует закрепить во внутреннем нормативном акте компании.
Бланк Т-6 предназначен для отправки на отдых одного человека, если в отпуск уходит группа работников, применяют форму Т-6а. Приказ оформляет кадровая служба. Ответственность за его разработку возлагается на сотрудников данного отдела либо иное уполномоченное лицо.
Приказ составляют на основании графика отпусков формы Т-7 и заявлений от трудящихся.
К распоряжению могут прилагаться подтверждающие бумаги:
- извещение-вызов из образовательного учреждения;
- листок нетрудоспособности;
- справка о рождении ребенка;
- документ, подтверждающий стаж;
- прочие.
Например, локальным актом организации предусмотрено пять дней оплачиваемого отпуска в связи с тяжелой болезнью или смертью близкого родственника. Сотрудник при этом должен предъявить документ о смерти или медзаключение.
Когда нужно оформлять документ?
Оформление отпуска работнику включает следующие этапы:
- составление графика отпусков;
- написание работником заявления;
- подготовка приказа (на основании и заявления);
- расчет причитающихся выплат.
Приказ Т-6 указывает на законность отсутствия сотрудника на работе. Он оформляется для следующих видов отпусков:
| Основной оплачиваемый | Он предоставляется ежегодно и состоит из 28-и календарных дней, из которых исключаются праздники. Право на данный вид отдыха имеют все сотрудники, а принятые в текущем году - после 12-и месяцев трудовой деятельности.
Воспользоваться правом на отпуск работник вправе и раньше, чем пройдет целый год работы. Однако при этом дней отпуска будет меньше. Они рассчитываются пропорционально отработанному времени. На отдых сотрудник может рассчитывать, отработав полгода. До истечения шести месяцев заявление на отпуск вправе подать следующие лица:
|
| Дополнительный | Предоставляется определенным категориям трудящихся:
|
| Отпуск без оплаты | Предоставляется по заявлению сотрудника по личным причинам. Он не оплачивается, но позволяет человеку сохранить за собой рабочее место. |
Для всех вышеперечисленных видов отдыха составляется форма Т-6. Документ подписывает руководитель и ознакомленный с содержанием работник. Бумага является обязательной для исполнения обеими сторонами.
Если в отпуске работник заболел, то отдых ему продляют на число дней болезни. При этом обязательно наличие листка нетрудоспособности.
Заполнение формы приказа о предоставлении отпуска
Составляется 1 экземпляр распоряжения.
Форма приказа о предоставлении отпуска содержит 3 части:
- заголовочная, включает информацию о реквизитах работодателя и первичные данные распоряжения;
- содержательная, раскрывает суть бумаги;
- оформляющая, подтверждает законность приказа.
В верхнюю строку бланка вписывается наименование организации или ИП, ниже - номер и дата заполнения.
Следом идут данные работника:
- полностью ФИО;
- табельный номер;
- структурная единица;
- должность.
Ниже в документе присутствует три раздела:
Распоряжение подписывает руководитель и работник после ознакомления. К приказу прикладывают записку-расчет. В ней отражено исчисление среднего заработка сотрудника и суммы отпускных, положенных уходящему в отпуск труженику.
Разделы унифицированного бланка
Форма Т-6 состоит из нескольких разделов:
| Наименование и коды организации | Шапка каждого документа, в т. ч. приказа на отпуск, содержит название предприятия, шифр по Общероссийскому кодификатору хозяйствующих субъектов () и по классификатору управленческих документов (ОКУД). |
| Информация о сотруднике | Эта часть включает персональную информацию о трудящемся: ФИО, записанное в дательном падеже, номер по табелю. |
| Структурная единица, профессия, должность | Здесь отражают название подразделения, в котором человек трудится. Это может быть цех, отдел, филиал и т. д. Также отражают профессию. Все сведения указывают в именительном падеже. Сокращения в словах не допускаются. |
| Отработанный период, за который оформляется отпуск | Отсчет времени, за которое труженику положен отдых, начинается со дня его поступления на работу. Каждый следующий будет начинаться с аналогичной даты в следующих годах. |
| Основной отпуск | В бланке распоряжения очередной отпуск указывают в разделе «А». Здесь отражают даты начала и завершения отдыха и число дней. Обычно оно равно 28-и, но может быть больше (для определенных групп лиц) или меньше, например, при делении отпуска на части или его предоставлении до того, как сотрудник проработал в компании менее года. |
| Дополнительный отпуск | Данные о нем вписывают в раздел «Б» приказа. Отражают число дней отдыха, даты ухода в отпуск и его окончания, вид отдыха: оплачиваемый, льготный, без оплаты, студенческий и т. д. |
| Всего отпуск | Это раздел «В». Он отражает суммарное число дней отдыха, получившееся из количества дней, указанных в пунктах «А» и «Б» и его даты. |
| Подпись начальника | В отведенной графе расписывается директор или уполномоченный на это сотрудник. Ставится должность и расшифровка подписи. |
| Дата приказа | Вносится арабскими цифрами и соответствует дате, когда унифицированная форма подписана. |
| Номер приказа | Ячейка заполняется после учета формы Т-6 в журнале распоряжений фирмы. |
| Подпись работника | За две недели до ухода в отпуск работник ознакамливается с приказом и после этого ставит на нем свою визу. |
Кто подписывает распоряжение
Распоряжение на предоставление отдыха подписывает руководитель фирмы либо лицо, уполномоченное на это. Директор может поставить негативную резолюцию или подтвердить свое согласие подписью. Он вправе подправить некоторые позиции документа, если имеет возражения.
После утверждения начальником, приказ получает юридическую силу и поправки в него вносить нельзя. Все изменения должны оформляться заранее.
Завизированный руководителем документ можно исправить только одним способом: отменить его приказом и подготовить другой. Например, если сотрудник в заявлении попросил перенести отпуск по веским основаниям, то первоначальный документ не исправляют, а заменяют новым. Печать на документ не ставится.
Скачать бланки Т-6 и Т-6а можно из интернета, их образцы приведены также в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.03. Их можно посмотреть и сохранить на компьютере в текстовых редакторах MS-Word.
Хранение документа
Приказы на отпуск должны храниться в структурных подразделениях, ответственных за кадровое делопроизводство организации. Например, в отделе кадров. Распоряжения на отпуск вшивают в специальные папки, предназначенные для хранения бумаг по личному составу.
На многих предприятиях имеются архивы. В них дела попадают из подразделений компании. Храниться приказ должен в течение пяти лет.
Итак, при оформлении приказа на предоставление работнику отпуска важно правильно заполнить все разделы документа, соблюсти все установленные законодательством требования: сроки подготовки формы, порядок составления и хранения.
Работникам хозяйствующего субъекта гарантировано законодательством их право на отдых. На предприятии ежегодно на следующий период утверждается график, по которому сотрудники идут в отпуска. Предоставление данного периода отдыха осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя компании, оформленного на основании заявления работника.
Отпуска подразделяются на основные ежегодные и дополнительные, без сохранения зарплаты, по уходу за детьми, учебные и другие. Основным документом, оформляющим этот период на предприятии, является приказ на отпуск. Нормами закона для него предусмотрена стандартная форма Т-6, которую компания может использовать или на ее основе разработать собственный бланк.
Приказ форма т-6 составляется отделом кадров, и визируется директором организации. Оплачиваемый отпуск равен 28 дням календаря. При этом согласно ТК РФ работнику за каждый месяц работы положен 2,33 дня отдыха. Если месяц отработан больше чем на половину, он принимается за единицу, в противном случае его следует отбросить.
Впервые право на отпуск у работника появляется по истечению 6 месяцев с момента устройства его на работу в соответствии с установленным в организации . При этом сотруднику также необходимо написать за 2 недели до его наступления. Всю данную информацию кадровик должен собрать и обработать, и после этого только составить форма приказа на отпуск т 6.
Перед началом периода отдыха у работника, администрация компании обязательно извещает его о точных датах отпуска и продолжительности. Если распоряжение об отпуске издается не менее чем за 2 недели до его начала, то вместо составления уведомления можно использовать и сам приказ, в котором содержится вся данная информация.
Дополнительные отпуска положены за особые условия работы. Они также включаются в график и оформляются письменным распоряжением директора.
Также оплачиваемым отпуском является время ухода за детьми, которые начинаются после декретного и могут идти друг за другом соответственно до 1,5 и до 3 лет.
По заявлению работнику предоставляется период отпуска без содержания, но с сохранением места работы.
Вместе с приказом отдел кадров для бухгалтерии может выписывать для определения сумм оплаты.
Приказ о предоставлении отпуска работнику образец заполнения
Заполнение документа начинается с верхней части бланка. Там нужно написать полное название фирмы, и проставить код согласно классификатору ОКПО.
Затем заносится номер по порядку и дата создания. Под этим номером приказ регистрируется в специальных книгах учета приказов по предприятию.
После этого вносятся личные данные о сотруднике. В соответствующих графах нужно записать его полные Ф.И.О., присвоенный на предприятии табельный номер, название должности и обозначение структурного подразделения (если оно используется).
Следующим этапом указываются данные о том, за какое время сотруднику оформляется время отдыха. Если используется все доступное время, то обычно здесь указывается рабочий год (важно не перепутать его с календарным). Данный параметр кадровый сотрудник может узнать из личной карточки Т-2 данного работника, или рассчитать просмотрев предыдущие приказы на отпуск.
Затем заполняется информация о видах предоставляемого отпуска. Раздел «А» всегда отводится ежегодному оплачиваемому отдыху. В этой графе нужно проставить продолжительность периода отдыха, а также даты с какого и по какой день он предоставляется.
В раздел «Б» заносятся прочие виды отпусков. Сначала указывается название - это может быть дополнительный, учебный, без сохранения оплаты и прочие. После этого также записывается продолжительность и дни начала и окончания.
В разделе «В» подводится общий итог по всем отпускам. Т.е. здесь нужно проставить общее количество времени отдыха, а также начальную и конечную даты всего периода.
Приказ должен завизировать директор фирмы, с расшифровкой названия должности и подписи.
В заключение с созданным приказом нужно ознакомить работника. Последний ставит на нем свою подпись, а также текущую дату.
Нюансы
Если в отпуск одновременно отправляются несколько работников, то рациональнее вместо приказа Т-6 использовать форму Т-6а. Он представляет собой таблицу, в которую заносится вся необходимая информация.
Некоторым сотрудникам, согласно проведенным мероприятиям по оценке условий труда, положен дополнительный отпуск. К таким, например, относится оператор ПЭВМ, которому необходимо ко времени основного отдыха добавлять 6 дней. При создании приказа на отпуск все это время делят между разделами документа «А» и «Б». В первый заносится информация об основном отдыхе (длительностью 28 дней), а в раздел «Б» записываются 6 дней дополнительного периода. Таким образом в итоговую строку «В» нужно занести сумму обоих отпусков - 34 дня.
Человека на отдых. Для этого он должен отработать в хозяйствующем субъекте установленное в трудовом кодексе время. Эти периоды времени сотрудникам оформляются по утвержденному графику отпусков, с которым каждый работник ознакомляется под роспись. Отпуск предоставляется на основании изданного руководством приказа о предоставлении отпуска работнику.
ТК ПФ предусматривает несколько типов отпусков, и на каждый должен составляться приказ на отпуск.
Его можно получить в первый раз, после того как работник отработает не менее чем 6 месяцев на предприятии. Для всех остальных сотрудников существует . Право на ежегодный оплачиваемый отпуск позволяет сотруднику за каждый отработанный им месяц получать 2,33 дня отдыха.
Данный расчет следует проводить с даты приема на работу этого человека. Решением руководства компании отпуск может быть предоставлен работающему на предприятии авансом.
Законодательство закрепляет положения, согласно которым сотрудник должен воспользоваться отпуском в течение 1,5 лет с даты, как право на этот отдых у него возникло. Если в течении указанного времени его не отправить в отпуск, он сгорает, а организацию могут привлечь к административной ответственности.
Этот период предоставляется в случаях прямо указанных нормами законодательства (к примеру, при опасных условиях трудовой деятельности), либо когда в трудовом контракте это прописано.
Приказ на отпуск этого вида также необходимо оформлять. Часто это время отдыха объединяется с основным периодом. Тогда распоряжение составляется одно, но в нем следует отдельно записать каждый период.
Чаще всего он оформляется сотруднику по представленному им заявлению на основании принятого решения директора фирмы. В этот период за работником сохраняется его место труда, но начисление зарплаты не производится.
К заявлению прикладываются соответствующие подтверждающие документы. В этом случае издание приказа о предоставлении отпуска работнику также обязательно.
- Отпуск по беременности и родам.
Сотруднице с 30 недели беременности, если она уходит на отдых, на основании представленного больничного полагается данный отпуск. Составлять приказ на него администрация не обязана. Достаточно заявления работницы и ее листка нетрудоспособности.
- Отпуск по уходу за детьми.
Этот период времени предоставляется по заявлению родителям, у которых есть дети в возрасте до трех лет. Он оформляется до 1,5 лет и до 3 лет. Издание распоряжения о его предоставлении в компании является обязательным, так как на основании данного документа происходит выплата пособий.
За сколько времени до отпуска издается приказ?
ТК РФ не устанавливает прямо в нормах периоды времени для оформления приказа на отпуск. С другой стороны законодательством закреплена обязанность работодателя предупредить работника о наступлении его отпуска не меньше чем за две недели.
Форма такого уведомления может быть выражена приказом на отпуск, в котором работник в подтверждение ставит свою визу. Если компания использует этот способ уведомления, то приказ на отпуск следует составлять не меньше чем за две недели.
Также все выплаты причитающихся работнику отпускных нужно осуществить не меньше чем за три дня до начала периода отдыха или в течении трех дней с момента подачи заявления на отпуск.
Внимание! Так как начисление отпускных выполняется по данным приказа, то его оформление должно быть произведено также до наступления этих установленных сроков.
На основании чего издается приказ
Для издания приказа на отпуск нужно поступление от работника на имя руководителя заявления на предоставление отпуска. Однако нужно помнить, что основной отпуск может предоставляться на основании утвержденного на текущий год графика отпусков, если в этом локальном нормативном акте строго установлены даты начала и конца.
Заявление на отпуск должно составляться работником собственноручно. Если на предприятии существуют шаблоны, то можно использовать их, в соответствующие поля только внося свои данные. Если предоставляется не основной или дополнительный отпуск, то надо к заявлению прикладывать копии подтверждающих документов.
График отпусков составляется на последующий год в конце текущего. Законодательство требует, чтобы он был введен в действие не меньше чем за две недели до конца года. После этого администрация должна ознакомить с ним под роспись каждого сотрудника, а при приближении начала периода отдыха, уведомить его в соответствующей форме об этом за две недели.
Внимание! Если отпуск предоставляется на основании утвержденного графика отпусков в установленные документом сроки, то писать заявление на отпуск работнику не обязательно. Компания должна прислать сотруднику до его начала.
Бланк и образец приказа о предоставлении отпуска на 2018 год
Образец заполнения приказа на отпуск по форме Т-6
Для оформления отдыха, предоставляемого работнику администрацией предприятия, составляется приказ. С этой целью может использоваться утвержденная Росстатом унифицированная форма приказа на отпуск Т-6.
Но фирма, использовав ее как основу, может разработать собственный документ. Или использовать фирменный бланк, где текст приказа будет зафиксирован в свободной форме. В последнем случае нужно чтобы в тексте документа присутствовали обязательные реквизиты.
Унифицированная форма Т-6 вверху должна содержать название хозяйствующего субъекта, если есть структурные подразделения, здесь же фиксируется наименование соответствующего отдела. Рядом же указывается , присвоенный компании при регистрации в Росстате.
Посередине следует написать наименования распоряжения руководства, а также номер по порядку, присвоенный при фиксации в книге приказов. Обязательно должна присутствовать дата приказа. Данные реквизиты в дальнейшем будут отражаться во всех сопутствующих документах.
После этого указывается период времени работы, за который работнику оформляется отпуск. Это нужно делать для основных и дополнительных отпусков.
Год работы, определяющий право на отпуск, следует указывать с даты приема, принимая во внимания ранее полученные отпуска, а не сначала календарного. Эти сведения исчисляются кадровым специалистом на основании данных кадрового учета.
Затем приказ по форме Т-6 подразделяется на пункты А, Б, В.
Подраздел А служит для отражения в нем сведений по периоду основного отпуска. Здесь отражается начало и конец, а также продолжительность отпуска.
Подраздел Б следует заполнять, когда оформляются все другие виды отпусков. Поэтому приступая к его заполнению, нужно указать наименование предоставляемого отпуска (дополнительный, без содержания, по уходу за детьми), а потом отразить начальную и конечную даты этого периода, а также длительность отпуска.
Подраздел В является итоговым, так как в нем отражается общая продолжительность всех предоставляемых работнику отпусков, а также начало и конец всего периода отдыха. Если оформляется только основной, то сведения в подразделе просто дублируют предыдущую запись.
Внизу работник должен поставить ознакомительную отметку об ознакомлении с приказом. Здесь же расшифровываются его Ф.И.О. и проставляется дата прочтения документа.
Как оформить приказ на отпуск по форме Т-6а
Приказ Т-6а предназначен для оформления отпуска сразу нескольким сотрудникам при помощи одного единого документа. Он представляет собой большую таблицу, в которою построчно вносятся сведения о продолжительности и периоде отдыха.
Первым делом в бланк нужно списать полное название фирмы, и отдельно в графу справа от названия - код компании по справочнику ОКПО.
Далее, рядом с наименованием документа необходимо проставить его порядковый номер, а затем дату, когда производится заполнение. Под этим номер распоряжение нужно будет зарегистрировать в журнале учета приказов по предприятию.
Порядок заполнения столбцов таблицы следующий:
- Столбец «1» - указываются полные Ф.И.О. работника;
- «2» - записывается его табельный номер;
- «3» – указывается название отдела или подразделения, в котором он работает;
- «4» - записывается его должность по штатному расписанию;
- «5» - сюда нужно внести количество дней основного отпуска. Данный столбец является аналогом раздела «А» из приказа Т-6. Если такой отпуск в данный момент не предоставляется, нужно поставить прочерк;
- «6» - сюда нужно записать количество дней дополнительного отпуска. К нему относится отпуск из-за вредных условий, учебный, без содержания, декретный и т. д. Этот столбец аналогичен разделу «Б» приказа Т-6. Если такого рода отпуск не предоставляется, то сюда вносится прочерк.
- «7» и «8» - сюда вносятся даты начала и завершения периода, за который происходит предоставление отпуска. Для ежегодного отпуска это будет рабочий год, для некоторых видов дополнительного - календарный, и т. д.
- «9» - в этот столбец записывается общее число дней, на которые работник идет в отпуск. Число получается сложением количества дней из столбцов 5 и 6.
- «10» и «11» - сюда записываются даты начала и окончания общего периода отдыха.
- «12» - после ознакомления с приказом в этом столбце работник должен проставить дату и личную подпись.
После заполнения приказ подписывает директор фирмы, проставляя свою подпись и производя ее расшифровку.
Какие документы также необходимо оформить для отпуска
При оформлении отпуска, кроме приказа, чаще всего оформляются еще несколько документов:
- Уведомление об отпуске (в случае, когда работник уходит на отдых по графику. Работнику нужно его отправить за 2 недели до отдыха);
- Заявление на отпуск (оформляется самим работником. Обычно на основании заявления составляется приказ);
- Подтверждающие документы (необходимы, если запрашивается один из видов отпусков - свидетельство о смерти, рождении, заключении брака, справка из учебного заведения и т. д.);
- Записка-расчет о предоставлении отпуска (оформляется для определения суммы выплаты работнику, собирающемуся в отпуск).
Накажут ли работодателя, если он использует свою форму приказа о предоставлении отпуска работникам? Ведь есть же унифицированная форма приказа на отпуск. Как не ошибиться в выборе формы приказа?
Из статьи вы узнаете:
Обязательно ли использовать форму Т-6
Скачайте документы по теме:
Сейчас при составлении приказов об отпуске следует руководствоваться Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где установлен набор обязательных реквизитов для такого рода приказов. Таким образом, если компания принимает решение не использовать унифицированную форму, то в ее самостоятельно разработанном бланке приказа должны быть:
дата создания документа, его наименование;
название юридического лица;
описание кадрового действия и его измерение в натуральном и (или) денежном эквиваленте;
наименование должностей ответственных лиц и их подписи (расшифровка фамилии и инициалов).
Хоть законодательство и предоставляет право работодателю разрабатывать и использовать свои формы, унифицированной все же пользоваться удобнее. Там предусмотрены все обязательные реквизиты и информация, она более привычна взглядам опытных кадровиков и муниципальных служащих.
Унифицированная форма приказа на отпуска утверждена Госкомстатом России – документ от 05.01.2004. Гораздо проще найти образец «форма т 6», бланк скачать бесплатно и использовать его в работе, заполнив нужные графы. Особенно это актуально для организаций, где нет определенной специфики, а оформление в отпуск сотрудников производится по стандартной схеме, без особенностей бизнес-процесса конкретной компании.
Особенности заполнения формы т 6 (бланк)
Форма т 6 (бланк) позволяет оформлять предоставление двух отпусков одним документом только в случае, когда они следуют один за другим (без перерыва). Ведь законодательство допускает предоставление нескольких отпусков работникам – отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, учебный, очередной оплачиваемый. И приказ форма т 6 не позволяет вносить информацию о нескольких отпусках, если они идут не подряд (а между ними есть разрыв хотя бы в один день). Этот момент следует учитывать, используя унифицированную форму.
Еще одной распространенной ошибкой при заполнении является внесение информации не в ту графу (по видам отпуска). Так, если сотрудник последовательно берет два вида отпуска , причем ни один из них не является ежегодным оплачиваемым (например, сотрудница сначала уходит в учебный отпуск, а затем берет отпуск по беременности и родам), то нельзя вносить данные в пункт «А». Чтобы бланк формы Т6 был заполнен корректно, необходимо разбить пункт «Б» на два подпункта, а затем в каждый подпункт вписать по одному виду отпуска, суммировав в пункте «В» их общую продолжительность.
Бланк приказа на отпуск скачать бесплатно и посмотреть, как выглядит форма т 6, бланк скачать, можно .
Разновидность приказа – форма Т-6а
Форма Т-6а заполняется даже проще, чем форма Т-6: достаточно внести данные из личных карточек сотрудников, уходящих в отпуск одновременно (или с максимальным интервалом в 2-3 дня), обозначить виды отпуска, а также указать общее количество календарных дней и общий период отпуска . Как и форма Т-6, такой приказ составляется в двух экземплярах - для отдела кадров и для передачи в бухгалтерию.
Как выглядит форма т6, бланк скачать бесплатно, а также все о форме Т-6а можно прочитать в материале .
Порядок издания приказов – форма т6 и т6а
Рассматриваемые виды приказов издаются и вступают в силу по аналогии с другими видами приказов: готовится проект, затем он согласовывается и подписывается руководителем, с ним знакомится сотрудник под роспись. С этого момента приказ форма т 6 обретает юридическую силу и становится обязательным.
Приказ на отпуск издается и с ним знакомится работник под роспись до момента начала отпуска . На основании приказа специалист-кадровик вносит запись в личную карточку сотрудника, а бухгалтерия производит расчет оплаты, полагающейся сотруднику за отпуск.
Скачать в.doc
Скачать в.doc
Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.
ФАЙЛЫ
Отличительные черты документа
Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.
Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.
Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:
- , где он пишет о своём желании получить отпуск.
Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.
Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.
- Свидетельство о рождении ребёнка.
- Справка-вызов из учебного учреждения.
- Справка о стаже работы.
- Листок нетрудоспособности.
- Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.
Как правильно составить приказ
Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.
Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.
Потом нужно уделить внимание строчке, где обозначается конкретный рабочий период. Заполнять строки А, Б, В следует в соответствии с тем, какого именно типа планируется отпуск. У нас действует ТК РФ. По нему любой работник имеет возможность каждый год отдыхать, получая при этом денежную компенсацию, 28 календарных дней. Вопрос решается руководителем индивидуально, если сотрудник не успел отработать 12 месяцев. Например, зачастую начальники готовы дать своим подчинённым оплачиваемый отдых, если они работали хотя бы 6 месяцев. Тогда это необходимо указать под литерой Б. У нас в примере — самый распространённый вариант — ежегодный основной оплачиваемый отпуск (литера А).
Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах .
Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется
Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.
Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.
Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.
Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.
Приказ на отпуск по беременности, родам
Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.
Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.
Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.
Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка.
Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.
Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.
Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.
Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.
Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6
Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.
Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.
Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.
Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.
Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.
Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.